No necesitas empezar con un catálogo de herramientas. Empieza con una tarea que conozcas: qué entra, qué hace una persona y qué resultado espera obtener. Si puedes describirla, podrás valorar mejor si la IA tiene sentido y qué pedir a un proveedor.
Esta guía es una propuesta práctica de esta web. No es un diagnóstico homologado, una lista de requisitos administrativos ni una garantía de financiación. Para conocer el estado de la ayuda, consulta la página de convocatoria del Bono IA.
1. Escoge una tarea que puedas delimitar
«Mejorar la empresa con IA» es demasiado amplio. «Preparar para revisión los datos de los albaranes que recibimos» permite identificar una entrada, un resultado y una persona responsable.
Describe la tarea en una frase y comprueba tres cosas:
- Se repite con suficiente frecuencia como para que merezca la pena analizarla.
- Puedes explicar cómo se resuelve hoy y dónde se producen errores o esperas.
- Hay una persona que puede distinguir un resultado correcto de uno incorrecto.
Si intervienen varios departamentos, empieza por un tramo del proceso. Así podrás descubrir las dificultades antes de ampliar el alcance.
2. Localiza los datos y quién puede utilizarlos
Anota en qué sistema o carpeta está la información, quién la mantiene y cómo se accede a ella. Revisa si los documentos representan el trabajo habitual o solo los casos más fáciles.
Antes de compartir información con una herramienta o un proveedor, aclara los permisos, las personas que tendrán acceso, el almacenamiento y la eliminación. Trabaja con ejemplos anonimizados o sintéticos cuando no necesites datos reales para valorar una idea.
Una pregunta útil es: «¿Qué parte de esto dejaría de funcionar si cambia el formato del documento o se queda desactualizada una instrucción?». La respuesta ayuda a detectar el mantenimiento que también tendrá el proyecto.
3. Mide cómo se trabaja ahora
Elige uno o dos indicadores que tu equipo pueda registrar de forma consistente. No hace falta crear un cuadro de mando complejo.
| Si quieres mejorar… | Puedes observar… | Y comprobar también… |
|---|---|---|
| La preparación de documentos | Tiempo por documento | Correcciones y casos que requieren revisión completa |
| La atención de consultas | Tiempo hasta una respuesta útil | Errores, derivaciones y consultas que se vuelven a abrir |
| La búsqueda de información | Tiempo para localizar una respuesta | Si la respuesta tiene una fuente válida y vigente |
Estos son ejemplos de medición, no resultados prometidos. Usa una muestra que incluya días normales, errores y excepciones. Conserva la misma definición del indicador cuando compares el antes y el después.
4. Define qué revisará una persona
La automatización necesita límites. Decide cuándo basta con proponer un borrador, cuándo hay que confirmar antes de actuar y cuándo debe detenerse el flujo.
En un ejemplo de extracción documental, podrías pedir que la solución marque importes que no cuadran y no registre nada hasta que alguien lo apruebe. En atención al cliente, podrías excluir compromisos de precio o respuestas a reclamaciones sin revisión.
La persona que supervisa necesita ver qué datos se han utilizado y poder corregir el resultado. Esa tarea también consume tiempo: inclúyela en tu evaluación.
5. Pide una propuesta que puedas comparar
Para comparar proveedores, entrégales la misma descripción del problema y pide que separen:
- El trabajo de preparación de datos e integración.
- El funcionamiento propuesto y sus límites conocidos.
- La formación y las responsabilidades de tu equipo.
- Los costes de puesta en marcha y los costes posteriores.
- La forma de probar resultados, corregir fallos y recuperar los datos si termina el servicio.
También conviene preguntar si una regla fija o una integración convencional resolvería la tarea. Que un proyecto utilice IA no demuestra por sí mismo que sea la opción más adecuada.
6. Resume tu idea en una ficha
Puedes copiar estas preguntas en tu herramienta habitual de trabajo:
- Proceso: ¿qué tarea queremos mejorar y quién la hace hoy?
- Problema: ¿qué error, espera o esfuerzo queremos reducir?
- Datos: ¿qué información necesitamos y quién controla su acceso?
- Resultado: ¿qué deberá producir la solución y quién lo validará?
- Medición: ¿con qué referencia inicial compararemos la prueba?
- Límites: ¿qué decisiones quedan fuera y cuándo interviene una persona?
- Continuidad: ¿quién mantendrá los datos, las instrucciones y las integraciones?
Una ficha breve con respuestas concretas es más útil que una memoria llena de nombres de herramientas. Te permitirá detectar preguntas pendientes y valorar las propuestas con el mismo criterio.
Cómo encaja esta preparación con el Bono IA
El proyecto 11 del Plan IA360 describe un enfoque basado en diagnóstico, caso de uso y medición del impacto. Esta guía desarrolla recomendaciones propias de preparación; no sustituye al procedimiento oficial de la convocatoria.
Antes de considerar que una actuación o un gasto será admitido, revisa las condiciones oficiales que correspondan. Puedes consultar nuestros ejemplos de soluciones, la explicación de requisitos y beneficiarios y el estado de la convocatoria.